5 jährliche Aufgaben einer GmbH

5 Jährliche Aufgaben einer GmbH
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GmbH in der Praxis: DIESE 5 Aufgaben musst du jährlich mit deiner GmbH erledigen

In diesem Blog erhältst du einen Überblick über die wichtigsten Aufgaben, die du jährlich mit einer GmbH erledigen musst. Wir zeigen dir, was du wissen musst, um alles richtig zu machen und welche Vorteile dir das bringt. Die fünf wichtigsten Aufgaben, die jährlich mit der GmbH erledigt werden müssen, betreffen letztlich jeden. Das erste ist das Thema Jahresabschluss und Steuererklärungen, dann folgt die Aufgabe, das Geschäftsführergehalt zu prüfen, die Ausschüttung an die Holding oder privat zu organisieren, die Planung für das nächste Geschäftsjahr inklusive einer Strukturanalyse zu machen und schließlich das Register prüfen zu lassen.

Jahresabschluss und Steuererklärungen

Jedes Jahr müssen der Jahresabschluss und die Steuererklärungen für eine GmbH erstellt werden. Hier ist sehr viel Fachwissen erforderlich, daher ist es ratsam, diese von einem Steuerberater erstellen zu lassen. Das bedeutet, dass auch bilanzierungs Entscheidungen getroffen werden, bspw. ob Rückstellungen gebildet werden müssen. Im Verlauf der Monate nach dem Abschlussdatum wird der Steuerberater diesen Abschluss erstellen, es ist jedoch ratsam, aktiv auf den Steuerberater zuzugehen und zu sagen, dass der Abschluss für die GmbH erstellt werden soll.

Der Steuerberater erhält alle Unterlagen, diese sollten immer zeitgerecht und schnell bereitgestellt werden. Die Arbeit des Steuerberaters wird dadurch verbessert und das Feedback wird besser sein. Im Hintergrund sendet der Steuerberater den Jahresabschluss und die Steuererklärungen zum Beispiel an das Finanzamt und den Bundesanzeiger, oder auch an die Bank.

Prüfung des Geschäftsführergehalts und Tantieme

Die zweite wichtige jährliche Aufgabe ist die Prüfung des Geschäftsführergehalts und der Tantieme. Üblicherweise wird die Tantieme im Rahmen der Erstellung des Jahresabschlusses berechnet. Du kannst als Geschäftsführer vereinbaren, dass du jährlich Anspruch auf eine Tantieme hast. Diese wird dann berechnet und auf Basis des Jahresüberschusses der GmbH entschieden, wie viel ausgezahlt wird.

Weiterhin sollte jährlich die Einkommensteuerlast geprüft werden. Hierbei geht es um deinen privaten Steuersatz, zum Beispiel in Bezug auf dein Geschäftsführergehalt oder Mieteinnahmen, wenn du private Immobilieneinnahmen hast. Auf Basis dieser Themen sollte einmal im Jahr das Geschäftsführergehalt betrachtet und gegebenenfalls neu eingestellt werden. Der Steuerberater unterstützt dabei.

Ausschüttung an die Holding oder an Private

Hierbei ist es wichtig zu beachten, dass eine Ausschüttung an dich privat insgesamt eine sehr hohe Steuer auslöst. Insgesamt gehen hierbei etwa 47% des Gewinns der GmbH weg, bevor es bei dir privat ankommt. Daher sollte dies nur gemacht werden, wenn du wirklich privat Geld benötigst, zum Beispiel zum Bau eines Hauses.

Die Kernidee hinter der Ausschüttungsstrategie in einer Holding-Struktur ist es, den erzielten Gewinn der operativen GmbH in die Holding zu transferieren. Dies hat zwei wichtige Vorteile:

  • Erstens wird das Vermögen so von der Haftung des operativen Geschäfts abgeschirmt, was zu einer verbesserten Risikosteuerung führt. 
  • Zweitens ermöglicht es die Reinvestition und Vermögensanlage in der Holding, was weitere Wachstumsmöglichkeiten schafft.

Ein weiterer entscheidender Schritt ist die Überprüfung und Auswertung des erzielten Gewinns im Rahmen der Jahresabschlusserstellung. Hierbei wird ermittelt, welcher Betrag des Gewinns übrig bleibt und wie viel davon in der Praxis tatsächlich ausgeschüttet werden kann. Dies ist eine unverzichtbare Maßnahme, um die finanzielle Gesundheit des Unternehmens zu gewährleisten und den besten Weg für zukünftige Investitionen zu bestimmen.

Review und Planung für das nächste Geschäftsjahr einschließlich der Struktur

Nimm dir mindestens einmal im Jahr Zeit, idealerweise während der Jahresabschlusserstellung, um dein Unternehmen zu analysieren. Betrachte deine Kosten und Umsätze des letzten Jahres, identifiziere, was gut und was weniger gut funktioniert hat. 

Auf dieser Basis kannst du Strategien für das kommende Geschäftsjahr entwickeln: Wo kannst du Kosten optimieren? Wo gibt es Möglichkeiten, um deine Umsätze zu steigern oder Investitionen vorzunehmen? Denn nur bei ausreichenden Einnahmen kannst du ein angemessenes Gehalt für dich selbst sichern.

Prüfe auch deine Unternehmensstruktur: Hast du eine Holding-Struktur oder separate Einheiten wie eine Immobilien-GmbH? Möchtest du verschiedene Geschäftsbereiche auf verschiedene GmbHs aufteilen? Überlege, ob du bei dieser Analyse Unterstützung von Beratern brauchst. So nutzt du die jährliche Unternehmensanalyse optimal, um dein Unternehmen auf Kurs zu halten. 

Sie bietet dir eine wertvolle Gelegenheit, dein Unternehmen zu optimieren, strategische Pläne für das kommende Jahr zu entwickeln und deine Unternehmensstruktur zu bewerten.

Das Register als Schlüsselthema

Eines der wesentlichen jährlichen Aufgaben in Bezug auf die Führung einer GmbH ist die Handhabung der Register – ein Bereich, den du keinesfalls unterschätzen darfst.

Versteh die Formalitäten

Die Registerpflichten einer GmbH mögen sehr formell erscheinen, aber es ist wichtig zu wissen, dass sowohl die Europäische Union als auch die deutsche Gesetzgebung die Pflichten einer GmbH immer weiter erhöht haben. Ein typisches Beispiel hierfür ist das Transparenzregister.

Im Transparenzregister müssen diverse Angaben über den Eigentümer einer GmbH gemacht werden. Dies kann auch einen fiktiven Eigentümer einschließen. Es handelt sich dabei um ein komplexes Gebiet, das besondere Aufmerksamkeit erfordert.

Aktualität der Registerdaten

Ein weiteres wichtiges Register ist das Handelsregister. Hier sind Informationen wie Sitz, Anschrift und Geschäftsführer der GmbH eingetragen. Beide Register – sowohl das Transparenz- als auch das Handelsregister – müssen stets aktuell sein und die Daten in ihnen müssen übereinstimmen.

Wenn es Veränderungen gibt, beispielsweise einen neuen Geschäftsführer oder einen Umzug der GmbH, musst du diese Änderungen im Handelsregister durch einen Notar vornehmen lassen. Aber vergiss nicht: Eine Änderung im Handelsregister kann auch Auswirkungen auf das Transparenzregister haben.

Die Folgen der Vernachlässigung

Wenn du diese Aufgaben nicht sorgfältig angehst, kann das sowohl Strafen nach sich ziehen als auch Schwierigkeiten bei bestimmten Geschäftsabschlüssen verursachen. Steuerberater oder Rechtsanwälte können dir dabei helfen, diese Aufgaben zu bewältigen.

Deine jährliche Checkliste

Nutze zum Beispiel die Jahresabschlusserstellung, um dich mit deinem Steuerberater zu setzen und sicherzustellen, dass alle Einträge in den Registern auf dem neuesten Stand sind. Die Aktualität dieser Register mag wie eine Kleinigkeit erscheinen, aber sie ist ein wichtiger Aspekt, den du nicht übersehen darfst. Wenn du sicher stellst, dass alles aktuell ist, kannst du mögliche Probleme vermeiden und das nächste Geschäftsjahr entspannt angehen.

Fazit

Du hast nun einen detaillierten Einblick in die wichtigsten jährlichen Aufgaben einer GmbH erhalten. Sie mögen auf den ersten Blick umfangreich und komplex erscheinen, aber mit der richtigen Vorbereitung und Strategie sind sie durchaus handhabbar und können einen entscheidenden Unterschied für den Erfolg deiner GmbH machen.

Solltest du aktuell darüber nachdenken, deine Firmenstruktur in eine steueroptimierte Holding umzuwandeln, zögere nicht, dich für ein kostenfreies Erstgespräch bei uns zu melden. In diesem Rahmen werfen wir einen genauen Blick darauf, ob eine solche Strukturänderung in deinem speziellen Fall sinnvoll und von Vorteil wäre. Solltest du zu diesem Thema weitere Fragen haben, kannst du uns diese gerne in den Kommentaren hinterlassen.

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Florian Helmensdorfer

Florian ist zertifizierter Berater für die Immobilienbesteuerung und Immobilienverwaltung (IFU / ISM gGmbH). Er ist der Experte und das Genie bei der Umsetzung von Steuerkonzepten. Seine langjährige Erfahrung und die stetige Optimierung von Verträgen und Prozessen erlaubt eine schnelle und präzise Umsetzung von Steuerkonzepten. Florian´s Tätigkeit umfasst unter anderem die Tätigkeit als Stiftungsratsvorsitzender für eine Familienstiftung, Juror für den Businessplan-Wettbewerb von BayStartUp und Mandate bei einigen der höchstbewerteten Start-Ups in Deutschland.

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