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In der Geschäftswelt begegnen uns oft Situationen, in denen durch Unwissenheit oder mangelnde Beratung der Geschäftsführer Fehler in der Führung von GmbHs entstehen. Diese können erhebliche Auswirkungen haben und sind in vielen Fällen vermeidbar. In diesem Blogbeitrag möchten wir dir daher die drei häufigsten Anfängerfehler vorstellen, die wir in der Praxis immer wieder sehen. Ziel ist es, dir zu zeigen, wie du diese vermeiden kannst.
Die Liste der möglichen Fehler bei der Führung einer GmbH, ob als Geschäftsführer oder als Gesellschafter, könnte fast unendlich sein. Es gibt einfach viele Herausforderungen. Unser grundlegender Rat an dich ist daher: Wenn du eine GmbH führst oder planst, eine zu gründen, hole dir professionelle Unterstützung. Eine gute Beratung kann dir dabei helfen, diese Fehler zu vermeiden und erfolgreich zu sein.
In diesem Beitrag konzentrieren wir uns auf die drei Fehler, die unserer Erfahrung nach am häufigsten von Anfängern in der GmbH-Führung gemacht werden. Erstens: Das zu häufige Verändern des Geschäftsführergehalts. Zweitens: Die Übernahme der Buchführung und Lohnbuchführung durch dich selbst. Drittens: Der weit verbreitete Fehler, private Kosten über die GmbH zu begleichen, sowie das ziellose Hin- und Herschieben von Beträgen ohne entsprechende Verträge.
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Geschäftsführergehalt zu oft verändern
Stell dir vor, du gründest eine GmbH, vielleicht hast du sogar dein Einzelunternehmen umgewandelt, um steuerliche Fallstricke zu vermeiden. Dann legst du ein Geschäftsführergehalt fest. Du denkst, als Geschäftsführer einer GmbH hast du dir ein ordentliches Gehalt verdient und legst es auf 10.000 € fest. Das funktioniert vielleicht die ersten drei Monate gut, doch dann merkst du, dass das Geschäft deiner GmbH dieses hohe Gehalt eigentlich nicht hergibt. Also senkst du es, zum Beispiel auf 5000 €.
Mit der Zeit läuft das Geschäft wieder besser und du denkst, du brauchst mehr Geld. Also erhöhst du dein Gehalt wieder auf 10.000 €, nur um es bei der nächsten Delle wieder auf 5000 € zu senken. Dieses Auf und Ab, diese ständigen Änderungen deines Geschäftsführergehalts, sind nicht fremdüblich. In einer GmbH mit einem externen Geschäftsführer wäre das so nicht vereinbar.
Das Finanzamt kann in solchen Fällen von sogenannten verdeckten Gewinnausschüttungen ausgehen. Das bedeutet, dass du durch dieses ständige Hoch- und Runterfahren deines Gehalts echte Steuerlasten verursachen kannst. Um diesen Fehler zu vermeiden, empfehlen wir dir, das Gehalt sorgfältig zu planen und nicht ständig zu ändern. Das sichert dir und deinem Unternehmen finanzielle Stabilität und schützt dich vor unerwünschten steuerlichen Überraschungen.
Wie kann man es besser machen?
Wenn du eine GmbH gründest, ganz neu oder vorsichtig durch die Umwandlung eines Einzelunternehmens, ist der erste Schritt, deine Lebenshaltungskosten als Obergrenze zu betrachten. Du benötigst jeden Monat einen bestimmten Netto-Betrag für Miete, Essen und so weiter. Diesen Betrag rechnest du hoch auf ein Bruttogehalt, das du benötigst, und das legst du zunächst fest – nicht mehr. Üblicherweise reden wir hier von einem Gehalt in der Größenordnung von 5000 bis 6000 € brutto. Lass dieses Gehalt auf jeden Fall für 6 bis 12 Monate konstant laufen, um zu sehen, wie sich das Geschäft entwickelt und ob es dieses Gehalt dauerhaft tragen kann oder vielleicht sogar mehr.
Nach diesem ersten Jahr solltest du das Thema Gehalt wieder in den Blick nehmen und analysieren. Hierbei gibt es zwei wesentliche Aspekte zu berücksichtigen: Deine steuerliche Situation und deine Lebenshaltungskosten.
Dein Gehalt muss natürlich immer für die Lebenshaltungskosten ausreichen. Es ist sinnlos, dir weniger Gehalt auszuzahlen als du zum Leben brauchst, weil du sonst Darlehen in Anspruch nehmen oder Ausschüttungen vornehmen und Nacharbeiten leisten musst. Daher werden deine Lebenshaltungskosten zur Untergrenze.
Zusammen mit deinem Steuerberater solltest du dann betrachten, wie sich deine Steuersätze auf der privaten Ebene entwickelt haben, denn dort musst du dein Geschäftsführergehalt versteuern. Überlegt gemeinsam, wo Optimierungen möglich sind.
Erst nach diesen ersten 12 Monaten empfehlen wir, das Gehalt anzupassen. Ist es einmal angepasst, beobachte es erneut für 6 bis 12 Monate, analysiere und stelle es dann wieder neu auf. Versuche nach Möglichkeit, das Geschäftsführergehalt nicht zu senken, sondern mache eher langsame Schritte nach oben. Dieser Prozess erfordert Zeit und Geduld, aber letztendlich wird es dir dabei helfen, dein Gehalt effektiv zu managen und gleichzeitig dein Unternehmen gesund zu halten.
Buchführung und Lohnbuchführung selbst erstellen oder vergessen
Es passiert ziemlich oft, dass du, vielleicht aus Gewohnheit als Einzelunternehmer, die Aufgaben weiterhin selbst übernimmst, wenn du in der GmbH bist – oder im schlimmsten Fall sogar vergisst, diese auszuführen. Dies könnte daher rühren, dass du Kosten, wie die eines Steuerberaters, sparen möchtest oder nahe an deinen eigenen Zahlen sein willst. Deshalb wird in der GmbH oft so weitergemacht wie im Einzelunternehmen.
Professionelle Unterstützung
Mit Tools wie LEXWARE oder ähnlichen ist es für ein Einzelunternehmen mit einer Einnahmenüberschussrechnung und einer umsatzsteuerlichen IST-Versteuerung relativ einfach, dies selbst zu tun. Aber in einer GmbH ist das völlig anders, du kannst dort nicht einfach so weitermachen. In einer GmbH musst du so buchen, als ob du eine Bilanz erstellst, und es gibt üblicherweise eine umsatzsteuerliche SOLL-Versteuerung. Das Ganze ist einfach komplexer. Daher solltest du sorgfältig überlegen, bevor du dich entscheidest, diese Aufgaben ohne professionelle Unterstützung zu übernehmen. Die falsche Handhabung der Buchführung in einer GmbH kann zu einer Vielzahl von Problemen führen.
In einer GmbH muss die Buchführung monatlich durchgeführt und ordnungsgemäß festgehalten werden. Dazu benötigst du die richtigen Werkzeuge. Es gibt viele Anforderungen an die Bilanzierung und somit an die Finanzbuchhaltung (FiBu). Das Gleiche gilt für Gehälter – in einer GmbH wird es insbesondere bei Geschäftsführergehältern und Tantiemen komplizierter. Daher ist die Gehaltsabrechnung nicht mehr so einfach zu handhaben. Meine Empfehlung: Wenn du eine GmbH hast, musst du dir als Geschäftsführer ganz klar überlegen, ob deine Zeit gut investiert ist, wenn du selbst die Buch- und Lohnbuchhaltung machst. Die Antwort ist in der Regel Nein. Als Geschäftsführer einer GmbH solltest du dich darauf konzentrieren, das Geschäft voranzubringen. Hier liegt oft schon der erste Denkfehler.
Outsourcing
Idealerweise solltest du diese Aufgaben vollständig auslagern, entweder an einen Steuerberater oder, je nach Unternehmensgröße, an einen internen Mitarbeiter, der sich mit FiBu und Gehaltsabrechnungen auskennt. Es könnte auch eine Mischlösung in Betracht gezogen werden: Du könntest jemanden einstellen, der die Buch- und Lohnabrechnung vorbereitet, und einen Steuerberater für Unterstützung hinzuziehen.
Das permanente selber machen kann zu vielen Problemen und Fehlern führen, insbesondere wenn es um das Finanzamt geht. Wenn du zum Beispiel keine Umsatzsteuervoranmeldung abgibst oder sie sogar falsch ist, kann das sehr schnell zu großem Chaos und ernsthaften Problemen führen. Sorge also bitte für professionelle Unterstützung und gib solche Aufgaben ab.
Wenn du einen Steuerberater für diese Aufgaben suchst, wähle bitte einen, der Erfahrung mit GmbHs hat. Es gibt Steuerberater, die hauptsächlich mit Einzelunternehmern arbeiten und nur wenige GmbH-Kunden haben, aber bei einer GmbH gibt es viele Besonderheiten, die man kennen sollte.
Kontrolle
Es ist wichtig zu betonen: Wenn du dich dazu entscheidest, die Finanz- und Lohnbuchführung auszulagern – sei es an einen Steuerberater, einen Mitarbeiter oder ein Buchhaltungsbüro – solltest du als Geschäftsführer immer noch die Kontrolle über das Thema behalten.
Das bedeutet, dass du regelmäßig nachfragen solltest, ob alles fertig ist. Ist die Umsatzsteuer abgegeben? Sind die Gehälter abgerechnet? Investiere etwas Zeit, um dir die Zahlen anzuschauen. Bist du mit dem, was du siehst, zufrieden? Hast du das richtige Gefühl dabei, oder scheint etwas schief zu laufen?
Ein guter Unternehmer behält immer den Überblick über alle wichtigen Themen, ohne selbst zu viel Zeit hinein zu investieren. Es geht darum, die Balance zu finden zwischen delegieren und dennoch informiert und beteiligt zu bleiben.
Geldflüsse in der GmbH: Private Kosten und unvertragliche Zahlungen
Wenn du noch ein Einzelunternehmen betreibst und private Ausgaben einfach über die Firmenkreditkarte oder das Geschäftskonto abwickelst, entsteht oft ein durcheinander. Vor allem, wenn keine entsprechenden Belege beim Steuerberater oder bei der Buchhaltung eingereicht werden, hast du schnell zwei Fehler gemacht:
1. Buchhaltungskosten
Wenn dein Steuerberater oder dessen Mitarbeiter Zeit damit verbringen müssen, dir beim Einreichen von Belegen zu helfen oder ständig nachzufragen, oder wenn sie versuchen, deine privaten Belege irgendwie zu verbuchen, kostet das alles Geld. Das kannst du vermeiden.
2. Risiko von verdeckten Gewinnausschüttungen
In einem Einzelunternehmen kannst du private Ausgaben einfach als Entnahmen verbuchen, in einer GmbH ist das nicht mehr möglich. Du musst eine strikte Trennung zwischen deinem privaten und deinem Geschäftskonto haben. Die GmbH hat ein eigenes Bankkonto, eigene Kreditkarten und eine eigene EC-Karte, und damit werden nur Kosten bezahlt, die das Unternehmen betreffen, ausschließlich betriebliche Ausgaben.
Effiziente Belegverwaltung und Delegation von Buchhaltungsaufgaben
Jeden Beleg solltest du sofort beim Steuerberater einreichen. Suche dir einen Steuerberater oder Buchhalter, der digital arbeitet und dir eine Plattform bietet, auf der du die Belege sofort per Upload ohne Nacharbeit ablegen kannst. Oder sammle die Belege selbst digital und reiche sie gesammelt ein. Vermeide es, mit Papier zu hantieren.
Ein weiterer Tipp: Wenn dein Unternehmen größer wird, stelle bitte eine Assistenz ein, die dir bei solchen Aufgaben hilft. Das Sammeln von Belegen, das Einreichen von Belegen, das Bezahlen kleiner Rechnungen – das sollte nicht dauerhaft deine Aufgabe als Geschäftsführer der GmbH sein.
Sollte es einmal passieren, dass die GmbH versehentlich private Kosten übernimmt, dann gleiche diese so schnell wie möglich aus, d.h. zahle sie privat an die GmbH zurück, um Probleme zu vermeiden. Wenn du jedoch beabsichtigst, private Ausgaben über das Firmenkonto abzuwickeln, dann regle das mit Verträgen. Es gibt Möglichkeiten, wie z.B. Kontokorrentdarlehen, um dies ordnungsgemäß zu regeln. Lasse dich dazu beraten und sorge dafür, dass alles geregelt ist.
Fazit
In diesem Blogbeitrag haben wir drei typische Anfängerfehler betrachtet, die häufig bei der Führung einer GmbH auftreten. Allerdings gibt es noch viele weitere Fallstricke, die es zu beachten gilt.
Wenn du derzeit in Erwägung ziehst, aus dem Einzelunternehmen in eine GmbH zu wechseln, oder wenn du bereits eine GmbH besitzt und eine steueroptimierte Holdingstruktur implementieren möchtest, dann ist es wichtig, dass du gut informiert und vorbereitet bist. Eine solche Umwandlung kann sich je nach deiner spezifischen Situation lohnen und erfordert eine genaue Planung der notwendigen Schritte.
Falls du dabei Unterstützung benötigst oder spezifische Fragen hast, zögere nicht, dich bei uns zu melden. Wir bieten ein kostenloses Erstgespräch an, in dem wir deine Situation analysieren und die besten Schritte für dich erarbeiten können. So kannst du die typischen Anfängerfehler vermeiden und deine GmbH erfolgreich und effizient führen.
